Privacyverklaring

Foodtruck Festival Schinveld ("het Festival") hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarvoor wij dat doen, en hoe wij daarmee omgaan.

1. Welke gegevens verzamelen wij?

a) Via het "Word Vriend"-formulier

Wanneer je je aanmeldt via het "Word Vriend"-formulier op onze website, verzamelen wij de volgende gegevens:

Voornaam en achternaam — om je persoonlijk aan te kunnen spreken
E-mailadres — om je aanmelding te verifiëren en festival-updates te kunnen sturen
Voorkeuren & Vrijwilligerswerk — of je updates wilt ontvangen (opt-in) en of je openstaat voor een shift als vrijwilliger.

Daarnaast wordt je IP-adres tijdelijk opgeslagen voor beveiligingsdoeleinden (spampreventie). Wij gebruiken ook een verborgen veld (honeypot) om geautomatiseerde aanmeldingen door bots te detecteren en te blokkeren.

b) E-mailverificatie

Na aanmelding ontvang je een verificatie-e-mail om te bevestigen dat het opgegeven e-mailadres van jou is. Pas na verificatie wordt je aanmelding definitief verwerkt.

c) Websitestatistieken

Wij verzamelen anonieme bezoekstatistieken met een eigen, zelf-gehoste analysetool. Hierbij worden de volgende gegevens verzameld:

Bezochte pagina — welk pad je op de website bezoekt
Verwijzende website — de pagina van waaruit je onze website hebt bereikt
UTM-parameters — campagnebron, medium en campagnenaam (indien aanwezig in de URL)
Schermbreedte — voor het optimaliseren van de website voor verschillende apparaten

Hierbij geldt:

Er worden geen cookies geplaatst
Er wordt geen gebruik gemaakt van localStorage of fingerprinting
IP-adressen worden gehashed en niet in leesbare vorm opgeslagen
De hash roteert dagelijks, waardoor bezoekers niet over meerdere dagen te volgen zijn
Gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het verbeteren van de website
Er worden geen gegevens gedeeld met externe partijen

Als je "Do Not Track" hebt ingeschakeld in je browser, worden er geen bezoekgegevens verzameld.

d) Vermelding op de website ("Onze Vrienden")

Als je je aanmeldt als Vriend van het Festival, wordt je voornaam en de eerste letter van je achternaam standaard getoond op onze publieke "Onze Vrienden"-pagina, samen met je gekozen pakket en eventuele profielfoto. Je kunt dit op elk moment uitschakelen via je accountinstellingen ("Vermelding op de website"). Je volledige achternaam en e-mailadres worden nooit publiek getoond.

e) Via het foodtruck-aanmeldformulier

Wanneer je je als foodtruckhouder aanmeldt voor deelname aan het Festival, verzamelen wij de volgende gegevens:

Bedrijfsnaam en contactpersoon — voor de beoordeling van de aanmelding en communicatie
Telefoonnummer en e-mailadres — om contact op te nemen over de aanmelding en deelname
Afmetingen foodtruck — voor de terreinindeling en standplaatsbepaling
Assortiment en prijzen — voor de beoordeling en selectie op basis van diversiteit in het aanbod
Stroombehoeften en dieetopties — voor de logistieke planning
Foto's van de foodtruck — voor de beoordeling van de aanmelding en eventueel promotioneel gebruik
Opmerkingen — eventuele bijzondere wensen of aandachtspunten

Daarnaast wordt je IP-adres tijdelijk opgeslagen voor beveiligingsdoeleinden (spampreventie).

f) Via het Open Podium-aanmeldformulier

Wanneer je je als artiest, band of DJ aanmeldt voor het Open Podium, verzamelen wij de volgende gegevens:

Naam van de act en contactpersoon — voor de beoordeling van de aanmelding en communicatie
E-mailadres en telefoonnummer — om contact op te nemen over de aanmelding, speeltijden en techniek
Type act, genre en biografie — voor de beoordeling en presentatie van je act
Bezetting (aantal personen) — voor de planning en podiumindeling
Demo-, media- en socialmediakanalen — voor de beoordeling en promotie (o.a. demolink, Spotify, YouTube, Soundcloud, Instagram en website)
Backing track — de link naar de muziek waarop je optreedt, voor het geluid tijdens je optreden
Technische gegevens — wat je zelf meeneemt en wat je van ons nodig hebt
Foto van de act — voor weergave in de publieke galerij en eventueel promotioneel gebruik

Een deel van deze gegevens wordt openbaar getoond in de galerij op onze website: de naam van de act, het type, het genre, de biografie, de foto en de opgegeven socialmedialinks. Je contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer), de backing track en de technische gegevens worden nooit publiek getoond.

Bezoekers kunnen in de galerij op acts stemmen. Voor het stemmen geldt dezelfde e-mailverificatie als bij "Word Vriend" (zie onderdeel a en b). Daarnaast wordt je IP-adres tijdelijk opgeslagen voor beveiligingsdoeleinden (spampreventie).

g) Foto-uploads voor het LED-scherm (Fotomuur)

Wanneer je via "Mijn Account" een foto uploadt voor vertoning op het grote LED-terrein scherm van het Festival, verwerken wij:

De geüploade foto (afbeeldingsbestand)
Je naam of schermnaam (zoals opgegeven of gekoppeld aan je account)
Datum en tijdstip van upload
AI-moderatiestatus en -resultaat (automatische keuring en toelichting)

Geautomatiseerde beoordeling en doorgifte buiten de EU: Om te waarborgen dat alleen festivalrelevante en publieksvriendelijke foto's op het grote terreinscherm verschijnen, wordt elke ingezonden afbeelding geanalyseerd door kunstmatige intelligentie (Google Gemini Vision AI, aangeboden door Google LLC). Hiervoor wordt de afbeelding verzonden naar en verwerkt op servers van Google, welke zich kunnen bevinden buiten de Europese Economische Ruimte (EER), met name in de Verenigde Staten. Google verwerkt deze afbeeldingen uitsluitend als verwerker voor het uitvoeren van de moderatietoets conform de toepasselijke gegevensbeschermingsvoorwaarden en internationale doorgifte-instrumenten (zoals het EU-US Data Privacy Framework / Standard Contractual Clauses). Bij het uploaden vragen wij hiervoor jouw uitdrukkelijke toestemming via een akkoord-toggle.

2. Waarvoor gebruiken wij je gegevens?

Wij gebruiken je gegevens uitsluitend voor:

Het verifiëren van je e-mailadres bij aanmelding
Het versturen van nieuwsbrieven en updates over het Foodtruck Festival (alleen als je hiervoor hebt gekozen)
Het informeren over programma, artiesten en praktische informatie
Het versturen van uitnodigingen voor toekomstige edities
Het verbeteren van onze website op basis van anonieme bezoekstatistieken
Het tonen van je voornaam op de "Onze Vrienden"-pagina als blijk van waardering (standaard aan, uitschakelbaar via je account)
Het beoordelen en verwerken van foodtruck-aanmeldingen
De logistieke planning van het festivalterrein (standplaatsindeling, stroomvoorziening)
Eventueel promotioneel gebruik van geüploade foto's van foodtrucks in verband met het Festival
Het beoordelen van aanmeldingen en het samenstellen van de line-up van het Open Podium
Het tonen van aangemelde Open Podium-acts in de publieke galerij en het mogelijk maken dat bezoekers op acts stemmen
Het geautomatiseerd controleren, modereren en tonen van ingezonden festivalfoto's op het LED-terrein scherm

3. Grondslag

Wij verwerken je gegevens op basis van je uitdrukkelijke toestemming, die je geeft door het aanvinken van de privacycheckbox bij aanmelding. Het ontvangen van festival-updates is optioneel en vereist een aparte opt-in. Je kunt deze toestemming op elk moment intrekken.

Voor het insturen van foto's voor de Fotomuur vragen wij je uitdrukkelijke toestemming via de akkoord-toggle bij de upload (artikel 6 lid 1 sub a AVG en artikel 49 lid 1 sub a AVG voor gegevensdoorgifte naar Google LLC buiten de EER).

Voor websitestatistieken baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang om de website te verbeteren, waarbij wij de impact op je privacy zo klein mogelijk houden door geen persoonsgegevens te verwerken.

4. Bewaartermijn

Wij bewaren je gegevens zolang je aangemeld bent voor onze updates. Wanneer je je afmeldt, worden je gegevens binnen 30 dagen verwijderd. Bezoekstatistieken worden geanonimiseerd opgeslagen en zijn niet herleidbaar tot individuele personen.

Gegevens van foodtruck-aanmeldingen worden bewaard tot uiterlijk 6 maanden na afloop van de betreffende festivaluitgave, tenzij er een lopende overeenkomst of factuurverplichting is die een langere bewaartermijn vereist. Geüploade foto's worden na afloop van de bewaartermijn verwijderd.

Gegevens van Open Podium-aanmeldingen worden bewaard tot uiterlijk 6 maanden na afloop van de betreffende festivaluitgave. Geüploade foto's worden na afloop van de bewaartermijn verwijderd.

Foto's geüpload voor de LED-fotomuur worden bewaard voor vertoning en moderatie tijdens het festivalweekend en worden binnen 6 maanden na het festival verwijderd, tenzij eerder een verwijderverzoek is ingediend via privacy@debelboom.nl.

5. Delen met derden

Wij verkopen of delen je persoonsgegevens niet met derden voor commerciële doeleinden, tenzij dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor een specifieke dienst waarmee je uitdrukkelijk hebt ingestemd:

Google LLC (Google Cloud / Gemini Vision AI): Voor de automatische moderatie en veiligheidscontrole van ingezonden Fotomuur-foto's worden beeldbestanden verwerkt door Google. Deze verwerking kan plaatsvinden op servers buiten de Europese Economische Ruimte (EER), waaronder de Verenigde Staten, onder passende AVG-waarborgen en je uitdrukkelijke toestemming.
Mollie B.V.: Voor de beveiligde verwerking van donaties en betalingen voor Vrienden-pakketten.

Onze websitestatistieken zijn volledig zelf-gehost; hiervoor worden geen gegevens naar externe analysediensten verzonden.

6. Je rechten

Op grond van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) heb je het recht om:

Inzage te vragen in je persoonsgegevens
Je gegevens te laten corrigeren
Je gegevens te laten verwijderen
Je toestemming in te trekken
Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

7. Beveiliging

Wij nemen passende maatregelen om je gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging. Hieronder valt onder andere het gebruik van e-mailverificatie bij aanmelding en het hashen van IP-adressen.

8. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of wil je gebruikmaken van je rechten? Neem dan contact met ons op via:

E-mail: privacy@debelboom.nl

Laatst bijgewerkt: september 2026